Plná schránka e-mailů? Nevíte kam dříve skočit? Můžete začít s lepší organizací, důležitá jsou ale také jednoduchá pravidla, která vám usnadní práci s elektornickou poštou. A nejedná se o žádnou raketovou vědu.

V první řadě můžete začít vyřizovat e-maily pomocí GTD. To je ale jenom první část toho, jak si v e-mailech udržet pořádek a nezbláznit se z nich.

Inbox – jeden vládne všem

Používáte víc e-mailových adres a každou máte „někde jinde“? Zásadní chyba. Pro všechny vaše e-maily používejte jednu aplikaci, která dokáže přijímat i odesílat ze všech vašich adres (např. Gmail). Není nic horšího bež překlíkávat mezi třemi složkami „Doručená pošta“ – prase aby se v tom potom vyznalo.

Já už několik let používám jenom Gmail. Nechám si do něj přeposílat všechny e-maily a zároveň můžu odpovídat ze všech e-mailových adres.

Nepoužívejte (složité) formátování

Lidé, kteří používají desktopové klienty (Outlook, Firebird, …), mají tendenci psát e-maily jako ve Wordu. To je ale špatně, e-mail si dnes můžete zobrazit kdekoliv, takže je dobré, pokud možno, zachovat jeho textovou podobu. Tím nechci říct ať přestanete formátování používat úplně, ale používejte ho opravdu s rozumem – sem tam nějaké odrážky, odstavce, ale žádné barvičky a podobně.

Jasný předmět

Předmět je to první, co příjemce e-mailu vidí, takže si na něm dejte záležet.

Vyhněte se prázdným předmětům, pozdravům („Ahoj“), obecným termínům („Dotaz“), apod.

Krátce a stručně

E-mail není slohová práce. Příjemce se zřejmě nebude chtít prokousávat vaším literálním dílem. Pište e-maily krátce a ve stručnosti. Pokud už přeci jenom budete chtít napsat opravdový elaborát, přidejte na začátek krátký popis, aby se příjemce mohl rozhodnout, jestli e-mail bude číst celý, nebo ho „smete ze stolu“. (pokud se vám podaří obsah e-mailu shrnout do předmětu, máte plusové body :-))

Snažte se také dodržovat pravidlo „jeden dotaz/problém – jeden e-mail„. Nemíchejte víc věcí do jednoho e-mailu – příjemce vám totiž zpravidla odpoví pouze na jednu z nich. Je lepší poslat 3 krátké e-maily než jeden dlouhý.

Udržujte konverzaci

Pokud odpovídáte na e-mail, odpovídejte pomocí tlačítka „Odpovědět“. Pokud odpovíte tím, že vytvoříte nový e-mail, ztratíte historii konverzace a za týden už nebudete vědět, o co se vlastně jedná.

V případě, že je v e-mailu uvedeno více příjemců, používejte „Odpovědět všem“, aby byl každý, koho se zprává týká v obraze.

Někdy také není potřeba na e-mail vůbec odpovídat. Pokud je e-mail pouze informačního charakteru, zvažte, jestli je nutné na něj odpovědět. Příjemce totiž na vaši odpověď možná ani nečeká, ale i přesto dostane e-mail se zprávou „OK“ (a musí se podívat do inboxu a „vyřídit“ ho)

Automatizujte

Pokud vám to váš e-mailový klient umožňuje, tak se snažte co nejvíc věcí zautomatizovat pomocí různých filtrů a akcí, např.:

• Zařazení do složky/štítku – příchozí e-maily se automaticky zařadí do složky/štítku podle toho, odkud přišli, apod.
• Automatické odpovědi – na některé e-maily může „počítač“ odpovědět za vás, typicky se používá když jste na dovolené, tak odesíláte e-mail, že zprávu vyřídíte, až se vrátíte.
• Připravené odpovědi – Připravte si i odpovědi na opakující se zprávy. Je zbytečné psát dvakrát denně stejný e-mail.

…a kombinujte, pokud máte např. e-mail, kam uživatelé vaší aplikace hlásí chyby, rovnou jim pošlete automatickou odpověď, že jste chybu přijali a e-mail označte štítkem „to-do“ nebo ho přepošlete do aplikace kam si zadáváte úkoly.